Como Otimizar o Controle de Estoque para Pequenos Negócios?
O controle de estoque é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento. Essa prática é vital para a saúde financeira da empresa, permitindo a redução de custos e assegurando que os produtos estejam sempre acessíveis aos clientes. Portanto, se você possui um pequeno negócio, seja ele formal ou informal, é imprescindível dominar a arte de gerenciar seu estoque com eficácia.
Para facilitar essa jornada, compilamos neste artigo valiosas dicas de gestão de estoque, especialmente desenvolvidas para pequenos negócios. Vamos explorá-las?
O que Define o Estoque?
Antes de adentrarmos no controle de estoque, é importante esclarecer o significado do termo. Basicamente, estoque refere-se ao conjunto de produtos que uma empresa mantém em seu espaço físico ou virtual, destinados à venda ou ao uso em suas atividades. Esse inventário pode variar amplamente conforme o tipo e a demanda do negócio, abrangendo matérias-primas, produtos acabados, embalagens, maquinário, equipamentos e até mesmo serviços.
E o Controle de Estoque, Qual o seu Significado?
Por sua vez, o controle de estoque consiste em gerenciar seu inventário de forma eficiente para que você saiba precisamente quais itens possui para venda e quando novas compras são necessárias. Em outras palavras, é a prática de registrar, monitorar e administrar todas as entradas e saídas de produtos da sua empresa.
Para pequenas empresas, essa prática é de suma importância, pois garante que os materiais corretos estejam disponíveis na quantidade certa e no momento oportuno para atender às exigências dos clientes. Uma gestão de estoque bem-executada também contribui para a economia da sua empresa, evitando a aquisição de produtos em excesso.
Qual a Relevância da Gestão de Estoque para Pequenos Negócios?
Atrasos e a falta de produtos em estoque resultam em clientes insatisfeitos, comprometem a imagem da empresa ou do empreendedor no mercado e podem abrir espaço para a concorrência. A soma desses fatores pode gerar prejuízos financeiros significativos que, para pequenos negócios, podem culminar no encerramento das operações.
Assim, uma gestão de estoque eficaz pode mitigar esses riscos e aprimorar outros aspectos do negócio, tais como:
- Permitir ao empreendedor identificar quais produtos têm maior saída e quais perdem espaço no mercado;
- Evitar perdas financeiras decorrentes de produtos vencidos ou danificados;
- Prevenir a ausência de produtos na loja física ou virtual, capacitando o empreendedor a analisar a demanda e realizar pedidos antecipadamente;
- Manter-se constantemente atualizado com as tendências de mercado, garantindo que o estoque esteja sempre abastecido com produtos novos e relevantes;
- Eliminar a necessidade de armazenar itens desnecessários, otimizando o espaço e reduzindo os custos de armazenagem;
- Economizar recursos financeiros, evitando compras supérfluas ou antecipadas;
- Aumentar a satisfação dos clientes, que recebem os produtos dentro do prazo e com a qualidade esperada.
Como Implementar um Controle de Estoque Eficiente e Prevenir Problemas?
Independentemente de você ser um empreendedor autônomo ou um Microempreendedor Individual (MEI), diversas práticas podem ser adotadas no dia a dia para gerenciar seu estoque de forma eficiente. A seguir, apresentamos algumas dicas para auxiliá-lo nesta missão:
1. Faça um Cadastro Completo de Seus Produtos
Para um controle de estoque eficaz, é fundamental conhecer exatamente os produtos que você possui, suas características detalhadas (descrição, preço, validade, código, etc.) e sua localização de armazenamento.
Embora o uso de planilhas eletrônicas possa parecer conveniente, a solução ideal nesse cenário é um aplicativo de vendas. Essa ferramenta é intuitiva, previne a duplicação de cadastros e permite localizar produtos rapidamente sempre que necessário.
2. Realize Inventários Regulares
Mas, afinal, o que é um inventário? Na prática, trata-se da contagem física dos produtos em seu estoque. Deve ser realizado periodicamente para conferir a exatidão dos dados registrados e para que você visualize precisamente o que possui e o que precisa adquirir.
Além disso, o inventário regular possibilita identificar possíveis discrepâncias, como perdas, furtos ou danos. Adicionalmente, ele permite que você observe quais itens estão vendendo mais rapidamente e quais devem ser descontinuados.
3. Faça Previsões de Vendas
As previsões de vendas são estimativas da quantidade de produtos que você espera comercializar em um determinado período. Elas devem considerar fatores como sazonalidade, tendências de mercado, concorrência e eventos especiais. As previsões de vendas são cruciais para planejar suas compras e evitar surpresas no seu estoque.
4. Calcule Seu Nível de Estoque Ideal
Após elaborar suas previsões de vendas, o próximo passo é determinar o nível de estoque ideal. Isso significa definir quantos itens você precisa ter em estoque para suprir a demanda de seus clientes, mas sem comprar mais do que o necessário.
Por isso, a etapa anterior é tão importante. Ao fazer previsões de venda, você obtém uma boa noção do volume de seus pedidos e da sua frequência. Contudo, lembre-se de que o nível de estoque ideal deve estar alinhado com sua capacidade de armazenamento, o prazo de reposição e seu orçamento.
5. Registre Todas as Movimentações de Seus Produtos
Além de todas as dicas de controle de estoque mencionadas, não se esqueça de registrar cada entrada e saída de produtos da sua loja. Você pode fazer isso utilizando dados de notas fiscais, faturas e recibos emitidos. Dessa forma, você construirá um histórico completo de suas operações e poderá monitorar o desempenho do seu negócio de forma mais eficaz.
6. Utilize a Tecnologia a Seu Favor
Estudos apontam que a gestão de estoque eficiente representa um grande desafio para pequenos negócios, visto que empresas iniciantes frequentemente carecem de capital e/ou infraestrutura para investir em sistemas operacionais e outros recursos. A boa notícia é que, atualmente, existem diversas ferramentas tecnológicas simples, acessíveis (e até gratuitas) para simplificar seu controle de estoque. Por exemplo, você pode usar um aplicativo para tablets e smartphones como o CliqueVenda, que integra seu catálogo de produtos a diferentes canais de venda (como loja física, e-commerce, marketplaces, redes sociais, etc.), mantendo seu estoque sempre atualizado.
Assim, você pode centralizar os dados do seu negócio em um único local e obter uma visão mais ampla e atualizada da sua situação. Adicionalmente, é possível integrar suas vendas a uma conta digital gratuita para receber e enviar pagamentos via PIX, receber por link de pagamento e visualizar seu saldo e extrato diretamente no app. Isso economiza tempo, pois elimina a necessidade de acessar diferentes aplicativos para gerenciar seu negócio, e automatiza diversas tarefas manuais.
Benefícios de Contar com um Aplicativo de Gestão para Pequenos Negócios
Se você é proprietário de um pequeno negócio e busca otimizar sua administração, precisa conhecer os benefícios de ter a tecnologia como sua grande aliada. Ferramentas como aplicativos, plataformas online e softwares de gestão permitem que você controle todos os aspectos do seu negócio em um único lugar, de forma fácil, rápida e segura.
Veja a seguir alguns dos benefícios de adotar a tecnologia em seu dia a dia:
Centralização das Informações
Com uma ferramenta de gestão, você pode acessar todas as informações do seu negócio a qualquer momento e de qualquer lugar, seja pelo seu celular ou computador. Consulte seu faturamento, vendas, clientes, fornecedores, produtos e muito mais. Assim, você tem uma visão completa e atualizada do seu negócio e pode tomar decisões mais assertivas.
Controle de Estoque Online
Com o auxílio da tecnologia, você também pode controlar seu estoque online, sem depender de planilhas ou cadernos de anotações. É possível registrar entradas e saídas de produtos, verificar o saldo atual, realizar inventários e muitas outras atividades. Dessa forma, você evita a falta ou o excesso de produtos no seu estoque e otimiza seu espaço de armazenamento, seja físico ou online.
Mais Organização para o Dia a Dia
Um aplicativo de gestão permite organizar melhor suas rotinas e processos internos. Você pode criar lembretes, tarefas, checklists e até relatórios. Assim, você não perde prazos, não esquece compromissos e garante que nada passe despercebido.
Maior Economia
Um app de gestão para pequenos negócios também gera economia de tempo e dinheiro. Você pode automatizar tarefas repetitivas, como cadastro de produtos, emissão de notas fiscais, boletos e recibos. Alguns aplicativos, inclusive, permitem a integração com outros sistemas, como bancos e plataformas de vendas online.
Ao ter múltiplas funcionalidades na palma da sua mão, você se torna mais produtivo e eficiente. Ademais, reduz custos com infraestrutura física (computadores, rede de internet, programas instalados, serviços de TI) e com impressão e armazenamento de papéis, já que todo o armazenamento de dados é digital.
Gerenciamento Financeiro
Além de possibilitar o controle de estoque e organizar o dia a dia, um aplicativo de gestão para pequenos negócios também pode auxiliá-lo a gerenciar melhor suas finanças.
Com o app, você pode visualizar o saldo de suas vendas com apenas alguns cliques e planejar suas finanças a partir disso. Ainda, pode vender no fiado e agendar uma data de pagamento para receber uma notificação de cobrança quando o dia chegar.
Transformação Digital
Vale ainda ressaltar que, ao utilizar a tecnologia para administrar seu pequeno negócio, você se insere na transformação digital que tem impactado positivamente empresas globalmente. Você pode usar a tecnologia a seu favor para inovar, adaptar-se às mudanças do mercado e diferenciar-se da concorrência. Aproveite as oportunidades que a internet oferece para expandir seu alcance e conquistar novos mercados.
Possibilidade de Crescimento
Com um aplicativo de gestão para autônomos e MEIs, você tem mais possibilidades de crescimento para o seu negócio.
Isso ocorre porque você ganha mais controle sobre seu negócio, mais organização, economia, controle de estoque e gerenciamento financeiro. Como resultado, você pode alcançar maior lucro, mais sucesso e realização profissional.
Aumento da Satisfação dos Clientes
Para concluir os benefícios de um aplicativo de gestão, destacamos o aumento da satisfação dos clientes. Isso é possível porque, ao usar a tecnologia a seu favor, você pode oferecer um atendimento mais rápido, personalizado e eficaz. Dessa forma, você fideliza seus clientes e atrai novos para o seu negócio. Em outras palavras, você só tem a ganhar!
Simplifique e Organize Sua Rotina com o CliqueVenda – Sistema de Gestão para Pequenos Negócios
Se você é autônomo ou MEI e precisa de um sistema de gestão simples e eficiente para administrar seu pequeno negócio, não perca a oportunidade de experimentar o CliqueVenda. Desenvolvido pelo Bling, um serviço de gestão online com mais de 10 anos de experiência no mercado, o CliqueVenda é um aplicativo que oferece diversas funcionalidades para simplificar a vida do pequeno empreendedor.
Com o CliqueVenda é possível fazer o controle do seu estoque, registrando as entradas e saídas de produtos. Você ainda consegue:
- Dizer adeus ao fiado: Com o CliqueVenda, você automatiza a aprovação do orçamento enviado ao cliente com apenas um clique e registra os pagamentos a receber na opção "Meu Caderninho" dentro do aplicativo;
- Ter uma agenda digital: Controle e receba os agendamentos dos seus serviços através da agenda digital do CliqueVenda;
- Registrar suas vendas: Tenha uma visão clara de suas vendas com apenas alguns toques utilizando a opção de venda simplificada. Além disso, visualize seu saldo e extrato diretamente no CliqueVenda;
- Criar um catálogo virtual e compartilhar com seus clientes: Cadastre produtos de forma rápida e prática para ter sempre um catálogo de produtos atualizado e disponível;
- Nunca mais esquecer de um cliente: Faça o cadastro dos seus clientes, mantendo um histórico completo de compras, vendas e contatos;
- Receber lembretes para pagar o DAS: Receba um alerta sempre que o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) ficar disponível para MEIs.
Como você pode ver, contar com um aplicativo de gestão para pequenos negócios é uma excelente estratégia para quem deseja alcançar seus objetivos e crescer.
Se você se interessou em impulsionar seus negócios com essa solução incrível, baixe o CliqueVenda e organize suas vendas. Disponível no Google Play e na App Store.